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Quand et comment remplir l’attestation de salaire ?

 

Dès qu’il reçoit un arrêt de travail de la part de son salarié, l’employeur a l’obligation d’établir une attestation de salaire. Mode d’emploi.

 

Quand et comment remplir l’attestation de salaire ? 

L'employeur est tenu d'effectuer une attestation de salaire :

  • dès réception de l'avis d'arrêt de travail (formulaire n° S 3201),
  • en cas de prolongation de l'arrêt de travail au-delà de 6 mois (formulaire n° S 3202),
  • pendant l'instruction amenée à reconnaître le caractère professionnel de la maladie,
  • au moment de la reprise du travail par le salarié (en indiquant la date de la reprise),
  • si le salarié reprend son emploi à temps partiel pour motif thérapeutique.

 

Comment établir une attestation de salaire ?

L’employeur peut au choix :

  • effectuer une déclaration en ligne sur le site net-entreprises,
  • envoyer un formulaire papier à la caisse d'Assurance Maladie de son salarié.

 

Comment bien remplir l'attestation de salaire ?

L’attestation de salaire comprend 5 zones à remplir avec soin. Les éléments renseignés permettront à l'Assurance Maladie :

  • de déterminer si salarié remplit les conditions requises pour avoir droit aux indemnités journalières (IJ),
  • de calculer le montant des IJ.

Tout d’abord, dans le titre du formulaire, cocher la case "Maladie", "Maternité" ou "Paternité", pour indiquer le motif de l'arrêt de travail du salarié.

 

Zone 1 : Employeur

L’employeur indique ici ses coordonnées complètes et son numéro SIRET.

 

Zone 2 : Assuré(e)

Indiquer les renseignements suivants concernant le salarié : 

  • son numéro de Sécurité sociale (15 chiffres au total) ;
  • son état-civil (préciser le nom de jeune fille pour une femme mariée) ; 
  • sa catégorie professionnelle (exemples : ouvrier qualifié, vendeur, cadre, apprenti, etc.).

 

Zone 3 : Renseignements permettant l'étude des droits

  • situation à la date de l'arrêt : indiquer si le salarié était au travail ou en congés payés,
  • date du dernier jour de travail : noter le dernier jour de présence du salarié, même si la journée de travail n'a pas été achevée ;
  • date de reprise du travail : inscrire la date effective de reprise du travail. Si le salarié est toujours en arrêt, cocher la case « non repris à ce jour »,
  • reprise à temps partiel : cocher cette case si le médecin a prescrit au salarié la reprise du travail à temps partiel pour motif thérapeutique. Cas général (si le salarié exerce une activité à caractère continu) :
  • indiquer le montant des cotisations salariales acquittées (au taux de 0,75 %) et calculées sur les rémunérations qu'il a perçues au cours des 6 derniers mois civils précédant la date de début de son congé ;
  • ou cocher la case « plus de 200 h » si les 200 heures de travail ont bien été effectuées au cours des 3 mois civils (ou 90 jours consécutifs) précédant la date de début du congé. Cas particuliers (si le salarié exerce une profession à caractère discontinu : intermittent du spectacle, artiste-auteur, saisonnier, intérimaire, travailleur à domicile...) :
  • indiquer le montant de ses cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (au taux 0,75 %) et calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils (ou 365 jours consécutifs) précédant la date de début de son congé,
  • ou cocher la case « plus de 800 h » si les 800 heures de travail ont bien été effectuées au cours des douze mois civils (ou des 365 jours consécutifs) précédant la date de début de son congé.

 

Zone 3bis : Salaires de référence

  • période de référence : pour un salarié, prendre en compte ses 3 derniers salaires1 ; pour les professions à caractère discontinu, se référer aux 12 derniers salaires* ;
  • salaires de référence : indiquer les salaires bruts soumis à cotisations (y compris les primes et les heures supplémentaires) inclus dans la période de référence. *

*Les derniers salaires sont ceux des mois civils accomplis dans leur totalité, précédant l'interruption de travail (lendemain du dernier jour de travail que vous aurez indiqué sur l'attestation de salaire).

 

Compléter également :

  • le motif de l'absence avec les sigles appropriés (par exemple MAL pour maladie ou COP pour congés payés...),
  • le nombre d'heures réellement effectuées par le salarié,
  • le nombre d'heures qu'aurait réellement accompli le salarié s'il avait pu travailler à temps complet à ce poste,
  • le salaire rétabli sur la base de l'emploi à temps complet.

 

Quelques consignes :

  • Reporter une seule paie par ligne, suivant la périodicité (exemple : les trois dernières paies échues pour un salarié payé au mois ; les six dernières paies échues s'il est rémunéré à la quinzaine).
  • Préciser toujours si les salaires indiqués sont des montants bruts ou nets, afin d'éviter tout retard ou erreur dans le calcul des indemnités journalières.
  • La case « salaire rétabli » est à remplir lorsque le salarié n'a pas travaillé 3 mois consécutifs dans l’entreprise. Une nouvelle base de calcul, dite « salaire rétabli » ou « salaire reconstitué », est alors effectuée pour permettre le calcul de son indemnité journalière. A noter : en cas d'absence non autorisée ou de contrat de travail à temps partiel, le salaire n’est pas à rétablir.

En cas de difficultés pour remplir cette rubrique, adresser les photocopies des bulletins de paie à la caisse d’Assurance Maladie du salarié.

 

Zone 4 : Attestation sur l’honneur

Le salarié doit signer une attestation sur l'honneur en cas de congé maternité, paternité ou adoption. 

 

Zone 5 : Demande de subrogation

Lorsqu'un accord de branche ou la convention collective de l’entreprise le prévoit, le salarié peut continuer à toucher un salaire total ou partiel pendant son congé. L’employeur peut alors demander la subrogation.

 

Pour finir, ne pas oublier de dater et de signer l'attestation de salaire.

 


Sources

http://www.ameli.fr/fileadmin/user_upload/documents/Depliant_Maladie.pdf



L'arrêt de travail pour maladie

En cas de maladie, tout salarié peut bénéficier d’un arrêt de travail et d’indemnités journalières de la Sécurité sociale… à condition que lui et son employeur remplissent certaines obligations.